Contratos, nóminas, facturas, declaraciones tributarias, partes de accidente… Una empresa genera documentación constantemente. El problema es que muchas no se preguntan cuánto tiempo deben conservarla hasta que llega una inspección. Y entonces puede ser tarde.
Los plazos varían según el tipo de documento y la normativa aplicable. No tenerlos claros expone a la empresa a sanciones o, peor aún, a no poder defenderse ante una reclamación.
La documentación fiscal es, en apariencia, la más sencilla: cuatro años desde el fin del plazo de presentación voluntaria, conforme al artículo 66 de la Ley General Tributaria. Pero ese punto de partida admite excepciones que cambian el escenario por completo. Cualquier actuación de la Administración o del propio contribuyente —una inspección, una declaración complementaria, un recurso— interrumpe el cómputo y lo reinicia desde cero. Las facturas de bienes en amortización deben conservarse durante todo el período de amortización más cuatro años adicionales. Y las Bases Imponibles Negativas obligan a mantener la documentación hasta su compensación total, más cuatro años desde ese momento. A eso hay que añadir el riesgo penal: el delito fiscal básico, con cuota superior a 120.000 euros, prescribe a los cinco años; el tipo agravado —cuota superior a 600.000 euros o uso de estructuras para dificultar la identificación del obligado— prescribe a los diez. Para muchas empresas medianas y grandes, conservar toda la documentación fiscal durante diez años no es una precaución teórica, sino una medida de protección real.
En materia mercantil y contable, el Código de Comercio no deja margen de interpretación: seis años desde el último asiento registrado para libros obligatorios, facturas, documentos bancarios y justificantes. No es una recomendación, es una obligación directa para cualquier empresario con independencia del tamaño de su empresa.
La documentación laboral y de Seguridad Social tiene sus propios plazos, y conviene no quedarse en el mínimo. Contratos, nóminas, expedientes disciplinarios y finiquitos tienen un plazo legal de tres años conforme a la LISOS, aunque el Código de Comercio lo eleva a seis para la documentación con relevancia mercantil. Los documentos de cotización y las actas de liquidación de Seguridad Social tienen un plazo de prescripción de cuatro años, con el mismo criterio práctico de seis años mínimos. En ambos casos, cuando existen expedientes con potencial conflictividad —despidos, sanciones, reclamaciones de prestaciones— lo razonable es extender la conservación hasta diez años.
En prevención de riesgos laborales, el plazo depende de la gravedad de la posible infracción, pero dado que los incumplimientos más habituales —evaluaciones de riesgo, formación, accidentes de trabajo— tienen la consideración de graves o muy graves, el horizonte práctico se sitúa entre tres y diez años, con el criterio más largo aplicable a accidentes graves o enfermedades profesionales por el riesgo de responsabilidad civil o penal derivado.
Todo lo anterior debe conjugarse con las obligaciones en materia de protección de datos. El RGPD y la LOPDGDD exigen que, una vez cumplida la finalidad principal, los documentos con datos personales se mantengan bloqueados —sin acceso activo, reservados para autoridades competentes— durante el tiempo necesario para atender responsabilidades legales. Transcurrido ese plazo, deben suprimirse o anonimizarse de forma segura.
Cuando llega una inspección o una reclamación, encontrar un documento de hace siete años puede marcar la diferencia entre resolver el problema o enfrentarse a un proceso largo y costoso. La recomendación no es quedarse en el mínimo legal: es gestionar la conservación documental en función del riesgo real de cada empresa. Si tienes dudas sobre qué conservar, durante cuánto tiempo y en qué formato, es el momento de revisarlo con tu equipo asesor.
En SEBASTIÁ Abogados y Economistas están a tu disposición para ayudarte a definir la política documental más adecuada para tu empresa y acompañarte en todo lo que necesites.
